CÁLCULO Y ELABORACIÓN DE
Dentro del
departamento de personal existe un área de nómina, cuya función es la elaboración de la nómina, para cumplir
dicha función utiliza un documento denominado tarjeta de reloj o tarjeta de asistencia
que le permite conocer la asistencia del trabajador diariamente a la empresa.
Se utiliza una
tarjeta por semana para cada trabajador, en la que se anota el día y las horas
de entrada y salida, bien sea a través de relojes marcadores, o tarjetas
magnéticas. La información contenida en estas tarjetas servirá de base para el
cálculo de la nómina total semanal y determinar la cantidad bruta por pagar y
la cantidad neta por pagar a los trabajadores después de las deducciones
requeridas por las leyes y la correspondientes a los acuerdos con los empleados como cuotas sindicales, adelantos de
sueldos, planes de seguro, entre otros.
El registro de
nómina debe contener: el nombre del trabajador, número o código de nómina,
clase de trabajo, salario o sueldo básico, deducciones, fecha y duración del
contrato y cualquier otra información.
Las tarjetas
de tiempo o tarjetas de reloj es un formato que proporciona un registro de la
asistencia del personal que labora en la empresa. Se utilizan individualmente
para cada trabajador y generalmente se requiere que éstos perforen la tarjeta
al iniciar y al terminar su trabajo. En las tarjetas de tiempo se registran las
horas de entradas y las horas de salidas de cada día, indicando el número de
horas regulares y de sobretiempo trabajadas en el transcurso de una semana. El
tiempo registrado en las tarjetas reloj se utiliza como base para determinar el
número de horas trabajadas por día y por semana.
Estas tarjetas por lo general contienen el
nombre del trabajador, su número asignado, el período completo de trabajo, número
de horas trabajadas cada día y el total de la semana, horas extras o
sobretiempo. También pueden incluir la tarifa de la jornada, las deducciones
correspondientes y el total neto devengado. Las tarjetas de tiempo permiten
mantener un registro de las horas totales trabajadas cada día por los
empleados, lo cual proporciona la información confiable para calcular y
registrar los costos totales de la nómina.
Las tarjetas de tiempo, con la
presencia de los avances tecnológicos pierden vigencia y en la actualidad se
utilizan sistemas computarizados que cumplen las mismas funciones. Sin embargo,
los altos costos de adquisición y mantenimiento de estos sistemas limitan a las
empresas de menores recursos a ubicarse a la vanguardia de los cambios
tecnológicos y se ven en la obligación de continuar utilizando las tarjetas de
tiempo.
|
TARJETA DE TIEMPO Nombre del empleado: Danid Cordero Número del empleado: 015 Semana del: 02/03/200X al 08/03/200X 02 03 04 05 06 07 08 |
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Lunes |
Martes |
Miércoles |
Jueves |
Viernes |
Sábado |
Domingo |
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1p.m. 5
p.m. |
8
a.m. 12
m. 1p.m. 5
p.m. |
8
a.m. 12
m. 1
p.m. 5
p.m. |
8
a.m. 12.m. 1
p.m. 5
p.m. |
8
a.m. 12.m. 1
p.m. 5
p.m. |
8
a.m. 2
p.m. |
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8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
6 |
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Regular: 40 Sobretiempo: 6 Total: 46 |
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Tarjeta de tiempo
Cálculo de
Para registrar los costos de
mano de obra en la contabilidad, se utiliza la cuenta Nómina o Nómina por distribuir, la cual
posteriormente se cierra cuando su monto es distribuido. Esta cuenta representa
el costo total de la mano de obra directa e indirecta empleada en la fábrica.
En algunas empresas se llevan nóminas conjuntas de los trabajadores de la
fábrica y de los empleados de los departamentos de administración y de ventas,
en este caso la cuenta Nómina por distribuir representa el importe total calculado
por sueldos y salarios y las deducciones como, por ejemplo, las retenciones de
Ley, préstamos, entre otros conceptos, de todos los trabajadores de la empresa
tanto administrativos, de ventas y de producción.
La nómina es el recibo de salario en
el que la empresa acredita el pago de los diferentes conceptos que se abonan y
las deducciones que se le aplican, básicamente las cuotas a la Seguridad Social
y las retenciones de IRPF.
A continuación, explicamos brevemente como
llegamos con al cálculo de la nómina al importe líquido, que es, lo
que finalmente cobraremos.
En una primera parte aparecen los devengos
en bruto, es decir, la cantidad que cobraríamos si no hubiera deducciones:
1.
DEVENGOS
•Percepciones salariales:
Sueldo
base.................................................................. 1.200,00
€
Complementos salariales:
Antigüedad.................................................................85,00
€
Penosidad.................................................................125,00
€
Plus
Productividad..................................................230,00
€
Horas extraordinarias.
Horas complementarias.
Gratificaciones extraordinarias (pagas extras).
Salario en especie (alojamiento, manutención,
coche de empresa, etc.).
TOTAL DEVENGOS
SALARIALES ...............................1.640,00 €
• Percepciones NO salariales:
Suplidos:
Plus de transporte .................................................100,00
€
Dietas (No computables en Base cotización salvo
excesos).
Indemnizaciones (traslado, despido, etc).
Otros.
A. TOTAL
DEVENGADO........................................1.740,00 €
Esto es lo que esta persona cobra en bruto, de
aquí restaremos los importes a abonar a Hacienda y Seguridad Social que la
empresa retiene de la nómina para entregarlo en nombre del trabajador a estos
organismos. Además, pueden deducirse otra serie de cantidades como anticipos,
embargos.
En este caso, en este cálculo de nómina, las
pagas extras no se abonan mes a mes (divididas entre todos los meses) sino
que se abonarán en los meses en que correspondan. Por lo tanto, a los devengos
salariales habría que sumar la parte de la prorrata generada para crear
la base de cotización:
Paga extra (1.640) x Nº de pagas (2) /
días año (365 porque es de cotización diaria, si fuera mensual serían 360) x
días de cobro (siempre 30 si fuera mensual)= 269,59 €
2 .DEDUCCIONES EN LA NOMINA
• Aportación del trabajador a las cotizaciones
de la seguridad social y conceptos de recaudación conjunta.
Los porcentajes de la Seguridad Social se
aplican en el cálculo de nómina sobre la base de cotización =
1.909,59€.
La base de cotización de Contingencias Comunes
abarca todos los devengos que cotizan a la Seguridad Social (BCC).
La base de cotización por Contingencias
Profesiones se calcula, si el trabajador ha tenido horas extras durante este mes.
(BCP) Si no hubiera horas extras, sería igual que la Base de
Contingencias Comunes.
Contingencias comunes... (BCC)…1.909, 59…4,70
%................89,75 €
Desempleo........................ (BCP)*...1.909,
59…1,55 %............. 29,60 € (tener en cuenta el tipo de contrato)
Formación profesional …(BCP)*...1.909, 59…0,10
%..................1,91 €
Horas extraordinarias (HE)*.
* Fuerza mayor o estructurales.
* No estructurales.
TOTAL, APORTACIONES SEGURIDAD
SOCIAL ....................... 121,26€
En nuestro ejemplo de cálculo de nómina, éste
es el porcentaje de IRPF que le corresponde según sus remuneraciones
y su situación familiar. El porcentaje se obtiene del programa de Hacienda para
el cálculo de retenciones o en el país vasco de unas tablas que tiene
Hacienda.
Impuesto sobre la renta de las personas físicas
(IRPF)...10% (1.640,00€).... 164,00€
Anticipos.
Valor de los productos recibidos en especie.
Otras deducciones.
TOTAL A DEDUCIR...........................................................................285,26€
El total devengos es 1.740 €, a lo
que se resta el total deducciones: 285,26 €. Así obtenemos el líquido
a percibir: 1.454,74 €, que es la cantidad que finalmente ingresa el
trabajador.
LIQUIDO TOTAL A PERCIBIR (A-B)
................................ 1.454,74€
REGISTRO CONTABLE DE LA NOMINA
Se define como un instrumento
administrativo que permite, de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos
o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y
estadística, tanto para la empresa como para el ente encargando de regular las
relaciones laborales.
Ejemplo
La empresa Comercial Andina
suministra la siguiente información para elaborar la nómina del mes de noviembre de 1998:
Auxilio de transporte $ 20.700
Salario mínimo legal $203.826
1. El gerente Oscar Chaves tiene un sueldo mensual de $1.800.000, descuentos por
libranza $350.000.
2. El contador Alberto León tiene un sueldo de $960.000 y trabajo 20 horas en jornada nocturna.
3. Claudia Cabrera, sueldo
mensual de $240.000, trabajo además 8 horas nocturnas, 4 horas extra diurnas y 1 festivo y 4
horas extra nocturnas un día
ordinario.
4. El vendedor Alfonso Valdez tiene un sueldo de $200.000, vendió $3.773.950 en mercancías y la comisión sobre ventas es del 8%, descuento por libranza $80.000.
Liquidación de deducciones por salud y fondo de pensiones de la
empresa Comercial Andina:
Salud:
Gerente: 1.800.000*12%*1/3 =
72.000
Contador: 988.000*12%*1/3 =
39.520
Secretaria:
279.500-20.700*12%*1/3 = 10.352
Vendedor: 501.916*12%*1/3 =
20.076
Fondo de Pensiones:
Gerente: 1.800.000*13.5%*25% =
60.750
Contador: 988.000*13.5%*25% =
33.345
Secretaria: 279.500-20.700*13.5%*25%
= 8.734
Vendedor: 501.916*13.5%*25% =
16.939
Fondo de Solidaridad
Pensional:
Gerente: 1.800.000 * 1% =
18.000
Contador: 960.000 * 1% = 9.600
TOTAL: 27.600
Liquidación de aportes parafiscales
Sena: 3.569.416 – 20.700 *2% =
70.974
ICBF: 3.569.416 – 20.700 *3% =
106.461
Subsidio Fam. 3.569.416 * 4% =
142.771
CONTABILIZACION DE LA NOMINA
La nómina como soporte contable origina dos asientos: uno por lo
devengado, deducido y pagado y otro por los aportes y prestaciones sociales;
utilizando la codificación
que reglamenta el Plan Único de Cuentas –PUC-.
Valor devengado, deducido y pagado
|
CODIGO |
DETALLE |
PARCIAL |
DEBE |
HABER |
|
5205 |
GASTOS DE
PERSONAL |
|
3.569.416* |
|
|
520506 |
Sueldos |
3.200.000 |
|
|
|
520515 |
Horas extras y
recargos |
46.800 |
|
|
|
520518 |
Comisiones |
301.916 |
|
|
|
520527 |
Auxilio de
transporte |
20.700 |
|
|
|
2365 |
RETENCION EN LA
FUENTE |
|
|
61.000** |
|
236505 |
Ingresos
laborales |
61.000 |
|
|
|
2370 |
RETENC. Y APORTES
DE NOMINA |
|
|
847.316** |
|
237005 |
Aportes al ISS
(Salud, Pensi. y Fon. Solid.) |
289.319 |
|
|
|
237040 |
Cooperativas |
558.000 |
|
|
|
1110 |
BANCOS |
|
|
2.661.100*** |
|
11100503 |
Banco Nacional
Cheque 487 |
2.592.967 |
|
|
|
|
SUMAS IGUALES |
|
3.569.416 |
3.569.416 |
* Total devengado
** Total deducido
*** Neto pagado
Aportes fiscales y prestaciones sociales
|
CODIGO |
DETALLE |
PARCIAL |
DEBE |
HABER |
|
5205 |
GASTOS DE
PERSONAL |
|
1.761.262* |
|
|
520530 |
Cesantías |
297.451 |
|
|
|
520533 |
Intereses sobre
cesantías |
35.694 |
|
|
|
520536 |
Prima de
servicios |
297.451 |
|
|
|
520539 |
Vacaciones |
148.726 |
|
|
|
520569 |
Aportes al ISS
(Salud, pensión, ries. Prof.) |
661.728 |
|
|
|
520572 |
Aportes Caja Con
familiar |
142.777 |
|
|
|
520575 |
Aportes ICBF |
106.461 |
|
|
|
520578 |
Sena |
70.974 |
|
|
|
2370 |
RETENCION Y APORTES DE NOMINA |
|
|
981.940** |
|
237005 |
Aportes al ISS
(Salud, pensión, ries. Prof.) |
661.728 |
|
|
|
2370010 |
Aportes al ICBF |
106.461 |
|
|
|
2370010 |
Aportes al Sena |
70.974 |
|
|
|
2370010 |
Aporte Caja Con
familiar |
142.777 |
|
|
|
2610 |
OBLIGACIONES
LABORALES |
|
|
779.322*** |
|
261005 |
Cesantías |
297.451 |
|
|
|
261010 |
Intereses sobre
cesantías |
35.694 |
|
|
|
261015 |
Vacaciones |
148.726 |
|
|
|
261020 |
Prima de
servicios |
297.451 |
|
|
|
|
SUMAS IGUALES |
|
1.761.262 |
1.761.262 |
* Total de gastos de personal
** Total aportes empleadores
*** Total provisión
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